SAP gestisce dati personali. Non è un’eccezione: qualsiasi sistema ERP che gestisce rapporti con clienti, fornitori, dipendenti e partner contiene dati personali che ricadono nell’ambito del GDPR. Configurare SAP in modo che rispetti i principi del GDPR — limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, cancellazione su richiesta, sicurezza del trattamento — richiede interventi specifici che vanno ben oltre la semplice adozione di una policy sulla privacy.
Quali dati personali gestisce SAP
I dati personali presenti tipicamente in un sistema SAP includono: anagrafiche clienti (dati di contatto, condizioni commerciali, storico transazioni), dati dei fornitori e dei relativi interlocutori, dati dei dipendenti nei moduli HR, dati dei lead e dei contatti commerciali, log delle azioni degli utenti nel sistema. La mappatura di questi dati — dove si trovano, chi vi accede, per quale finalità vengono trattati e per quanto tempo vengono conservati — è il primo step di qualsiasi progetto di GDPR compliance su SAP.
I rischi principali di non compliance GDPR su SAP
I rischi di una gestione non conforme al GDPR su SAP sono sia normativi (sanzioni del Garante Privacy, che possono arrivare al 4% del fatturato globale) che reputazionali (data breach, violazioni dei diritti degli interessati). Oltre al rischio normativo diretto, c’è il rischio operativo di ricevere richieste di cancellazione o portabilità dei dati che non si è in grado di gestire, perché i dati personali sono distribuiti in molte tabelle SAP senza un registro preciso di dove si trovano.
Le funzionalità SAP per la compliance GDPR
SAP ha integrato in S/4HANA e nei moduli collegati alcune funzionalità specifiche per la compliance GDPR. Il Information Retrieval Framework permette di cercare i dati personali di un singolo individuo in tutte le tabelle SAP rilevanti, facilitando la risposta alle richieste di accesso degli interessati. Il Data Blocking and Deletion framework permette di bloccare l’accesso e poi cancellare i dati personali al termine del periodo di conservazione, nel rispetto dei requisiti legali che possono richiedere la conservazione per determinati scopi. SAP ILM (Information Lifecycle Management) gestisce le policy di ritenzione dei dati.
Come gestire le autorizzazioni SAP nel rispetto del GDPR
Il GDPR richiede che l’accesso ai dati personali sia limitato alle persone che ne hanno effettiva necessità (principio di need to know). Nei sistemi SAP, questo si traduce in una revisione delle autorizzazioni utente: chi accede a quali dati personali, con quale giustificazione, e come viene monitorato l’accesso. La revisione delle autorizzazioni SAP è anche un elemento fondamentale della governance IT con SAP, come discusso nel nostro articolo dedicato.
Il ruolo del DPO nel progetto GDPR su SAP
Il Data Protection Officer (DPO), dove presente, deve essere coinvolto nel progetto di GDPR compliance su SAP. Non è un progetto IT puro: richiede la collaborazione tra il team IT (che conosce il sistema), il team legale (che conosce la normativa) e i responsabili del business (che conoscono le finalità dei trattamenti). Per le aziende che non hanno un DPO interno, i consulenti SAP con competenze specifiche di compliance possono supportare questa attività.
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